Asesoría  y Consultoría en Gerencia de Proyectos

Planeación y apoyo en la estimación del Proyecto

DESCRIPCIÓN:

¿QUÉ es la tarea que está planificando? ¿Por qué es necesaria?
¿CÓMO se llevará a cabo la tarea? ¿Qué recursos se necesitan?
¿QUIÉNES llevarán a cabo el trabajo? ¿Necesitarán capacitación?
¿DÓNDE se realizará el trabajo?
¿CUÁNDO se llevará a cabo el trabajo? ¿Cuánto tiempo demorará?
Escoja solamente una de las tareas de la lista y muestre cómo estas Cinco Preguntas se pueden usar eficazmente para planificar el trabajo. Forme nuevamente los mismos grupos y pida que usen las cinco preguntas para otra de las tareas de la lista de prioridades.
Deje tiempo para que los grupos puedan discutir y hacer preguntas.

CONCEPTO:

• Primero se establecen las metas y los objetivos más amplios del trabajo.
• Luego es necesario decidir cuáles son los objetivos del proyecto ¿Qué beneficios traerá?
• Ahora, haga una lista de las tareas en orden de prioridad (véase arriba).
• Por último, haga una lista de los recursos que necesitará el proyecto.

Planeación de proyectos en una primera aproximación se debe entender como la herramienta que asegura los siguientes factores:

·         Objetivos: su logro debe ser la razón de la planeación.
·         Recursos: son los medios para el logro de los objetivos y deben reflejar su costo y disposición.
·         Presupuesto: herramienta administrativa que permite analizar el balance entre beneficios, costos y gastos de un proyecto.
·         Satisfacción: representa la medición de los objetivos en términos de aceptación del logro de los mismos.
·         Plan de trabajo: herramienta de gestión para un manejo eficiente de los recursos dentro de un presupuesto y con la mira en el logro de los

OBJETIVOS:

La planeación de proyectos en una segunda aproximación debe contemplar las siguientes fases:

·         Definición del proyecto
·         Estructura del proyecto
·         Requerimientos del proyecto
·         Red del proyecto
·         Evaluación del proyecto

Seguimiento y Control de proyectos:

Al  iniciar a Gerenciar un proyecto se debe identificar el objetivo del proyecto, armar el equipo de trabajo, pero no es la principal función debido a que es el Seguimiento y monitoreo del proyecto.

DESCRIPCIÓN:

El seguimiento consiste en proveer una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto para identificar oportunamente cualquier desviación contra lo planeado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas.

OBJETIVO:

Entre más pronto se identifiquen las desviaciones del proyecto, más factible será corregirlas. Es por eso que se deben buscar y analizar los datos con la suficiente frecuencia.

BENEFICIOS:

Técnicas de seguimiento:

• Reuniones: Realizar reuniones con el equipo de trabajo de manera grupal / individual para revisar el progreso de su trabajo.
• Revisiones: Revisión de los productos elaborados de acuerdo con el plan de trabajo para validar que los avances sean reales y tengan la calidad requerida.
• Reportes:

¿QuÉ deberÍa de incluir un reporte de estado del proyecto?

Para obtener un reporte valioso tenemos que recordar cuáles son los parámetros que hacen de un proyecto algo exitoso (si se cumplen) o que lo convierten en un fracaso (si no se cumplen).  Y usar esos parámetros como los elementos o secciones a reportar.
Recomiendo que por lo menos se incluyan estas secciones, puede ser un documento formal, una herramienta que automatice la explotación de los datos del proyecto o simplemente un correo electrónico, pero asegúrate que tenga por lo menos esta información:

• Progreso.  ¿Ya terminamos lo que teníamos que terminar a la fecha? ¿cuánto no falta? ¿cuánto se ha retrasado? ¿en qué se ha retrasado? ¿por qué nos hemos retrasado?
• Alcance. ¿Se identificó lo que se requiere hacer? ¿ha pedido cambios el cliente? ¿se han negociado los cambios? ¿el cliente va a pagar los cambios? ¿cuánto ha cambiado el alcance original?
• Tiempos.  ¿Cuál es el retraso del proyecto en tiempo y porcentaje? ¿cuál ha sido el cumplimiento de los hitos (milestones) del proyecto? ¿cuál es el retraso del proyecto?
• Costos. ¿Cuánto se ha gastado? ¿cuánto se debería de haber gastado? ¿cuánto se va a gastar? ¿nos va a alcanzar?
• Rentabilidad. ¿estamos ganando lo que queríamos? ¿estamos perdiendo? ¿cuánto estamos ganando o perdiendo? ¿cuánto vamos a ganar o perder si seguimos así?
• Riesgos. ¿Cuáles son los principales riesgos? ¿qué vamos a hacer para eliminarlos?
• Problemas. ¿Cuáles son las situaciones problemáticas actuales? ¿Qué se está haciendo para resolverlas?
• Calidad. ¿Se está obteniendo el producto que el cliente quiere y necesita? ¿cuántos defectos tenemos? ¿cuáles son los principales defectos? ¿se están cumpliendo los estándares? ¿el cliente está quedando satisfecho con los resultados?
• Recursos Humanos. ¿Tenemos a la gente adecuada? ¿contamos con los suficientes recursos? ¿hay recursos problemáticos?
• Recursos Materiales. ¿Tenemos lo necesario para trabajar?

Gestión de Riesgos y Capitalización de Oportunidades en Proyectos

DESCRIPCIÓN:

El servicio consiste en la asesoría y consultoría para el manejo eficaz, efectivo y eficiente de los riesgos, a fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos para el Proyecto.
El servicio incluye la capacitación necesaria  a los recursos del cliente para el trabajo, la preparación de las actividades propias del servicio y la dedicación en tiempo y en esfuerzo requerida para guiar y ayudar a los participantes en la gestión de los riesgos.

OBJETO:

El objeto del servicio son los siguientes procesos de la gestión de riesgos:

• Planificación de la gestión de riesgos
• Identificación de riesgos
• Análisis de los riesgos identificados
• Planificación de las respuestas a los riesgos y
• Seguimiento y control de los riesgos.

ENTREGABLES DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:

• Plan de Gestión de Riesgos
• Registro de riesgos
• Categorización de riesgos y respuestas a los mismos
• Plan de respuestas a los riesgos
• Cambios al Plan de Gestión del Proyecto
• Lecciones aprendidas relativas a riesgos.

BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE RIESGOS:

• Incremento significativo de la probabilidad de cumplir con las expectativas que se convengan con los “stakeholders”
• Mayor probabilidad de lograr continuidad en el Proyecto
• Reducción significativa de sorpresas y problemas
• Mejora en el manejo de los cambios
• Mejora en la documentación del Proyecto
• Contribución al aumento e institucionalización de lecciones aprendidas
• Aumento de la probabilidad de éxito del Proyecto.

Aseguramiento y Control de Calidad

DESCRIPCIÓN:

“Quality control” y “Quality assurance” son conceptos muy importantes, a pesar de que muchos  PM’s tienen solo una vaga idea de que significa cada uno y cual es la diferencia entre ellos. Este artículo trata de explicar esos conceptos. Primero deberíamos definir que es Calidad: 

• La calidad es “la totalidad de las funciones y características de un producto o servicio que cumplen y satisfacen las necesidades o requerimientos implícitos o explícitos del mismo” (ISO 9001:2000) 
• La calidad es “el grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos” (American Society for Quality) 

CONCEPTOS:

El Gerenciamiento de la Calidad incluye la creación y seguimiento de políticas y procedimientos para asegurar que el proyecto cumpla con los objetivos establecidos (sin desviarse de los requerimientos). Incluye las actividades de Planificación, Aseguramiento y Control de la calidad.

Objetivos:

• Realizar un análisis costo beneficio
• Realizar evaluación comparativa (Benchmarking)
• Evaluar costos de calidad

Entregables

• Plan de gerenciamiento de calidad
• Listas de chequeo
• Plan de mejoramiento de procesos o estándares
• Línea base de calidad
• Métricas de calidad
• Acción correctiva
• Acción preventiva

Beneficios

• Satisfaccion del cliente
• Reparación de defectos
• Lecciones aprendidas
• Mediciones concretas

Administración de Comunicaciones, Documentos y Reporte

DescripciÓn:  

Se busca establecer el intercambio de información a lo largo un proyecto con los diferentes Stakeholders de forma escrita y verbal, incluyendo los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la recolección, la distribución, el almacenamiento y la disposición final de la información del proyecto.

Objetivo del Servicio y/o Producto:

Garantizar la calidad y la eficiencia de la información trasmitida  a lo largo del proyecto para evitar la  ambigüedad y asegurar que esté completa, de forma que las personas  que la reciben lo haga en forma correcta, siendo esta la base fundamental en el desarrollo y culminación exitosa de un proyecto, contar con las memorias solicitadas por los clientes.

Conceptos:  

La administración de las comunicaciones es una parte de la dirección del proyecto que incluye los procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la recolección, la diseminación, el almacenamiento, y la disposición final de la información del proyecto.

Beneficios:

1. Documentación de todos los procesos del proyecto
2. Generación de confianza, transparencia, credibilidad.
3. Trabajo en equipo
4. Motivación e incentivo del esfuerzo de los integrantes del proyecto.
5. Satisfacción del cliente
6. Mejor Productividad y rendimiento del proyecto debido a la claridad de los requerimientos y procesos a ejecutar

Entregables:

Plan de Comunicación del proyecto
Cronograma
Informe de Rendimiento
Informe  de resultados del plan de comunicación
Informe de Cambios

Gestión del Cierre del Proyecto:

DescripciÓn:

Se considera la etapa más complicada en la gestión y la coordinación de Proyectos, y tiene como objetivo principal la entrega del producto (s) o servicio (s)  contratado.

Objetivos:

• Analizar
• Diagnosticar
• Corregir

Conceptos:

El cierre en los proyectos se presenta cuando se cumple alguna de las siguientes situaciones.

• Se logra los objetivos del proyecto
• Es obvio que el proyecto no se logrará
• Desaparece la necesidad

Entregables:

Toda finalización de proyectos debe contar con los siguientes entregables:

• Acta de entrega del Proyecto
• Acta de las lecciones aprendidas

Sin importar la situación que se presente, se requiere realizar los entregables definidos.